Wer zweimal erfasst
Dieselbe Zahl, drei Tastaturen: Shop, Warenwirtschaft, Buchhaltung.
Hildebrandt.AI · Schnittstellen
Zwei Programme, ein Datenstand.
Zwischen zwei Programmen sitzt meistens ein Mensch, der Daten von hier nach dort trägt. Das kostet Zeit und ist die häufigste Stelle, an der zwei Zahlenstände auseinanderlaufen.
Für wen das ist
Erkennen Sie sich wieder?
Wer dem Steuerberater Kartons bringt
Sammeln, sortieren, hinfahren. Kostet Stunden und erzeugt trotzdem Rückfragen.
Wer ein Altsystem ablösen will
Zwanzig Jahre Daten in einem Programm, das niemand mehr wartet.
Wer Zahlen aus mehreren Quellen braucht
Umsatz, Bestand, Stunden. Der Überblick entsteht bisher am Wochenende in Excel.
Beispiele
24 Dinge, die in diesem Bereich entstehen
Geld und Buchhaltung
- DATEV-Übergabe
- Bank-Anbindung
- Rechnungs-Versand
- Mahnwesen
- Zahlungsanbieter
- Zeiterfassung zur Lohnabrechnung
Handel und Lager
- Shop zur Warenwirtschaft
- Kassen-Anbindung
- Bestellauslösung
- Lieferanten-Anbindung
- Versand-Anbindung
- Etiketten- und Seriendruck
Daten und Dokumente
- Datenübernahme aus Altsystemen
- Import und Export
- PDF-Erzeugung
- Belege auslesen
- Archivierung
- Doppelte Stammdaten
Laufende Verbindungen
- Kalender-Abgleich
- E-Mail-Automatik
- Automatische Berichte
- Web-Anfragen ins Kundensystem
- Sensor- und Maschinendaten
- Überwachung
Ihren Fall nicht dabei? Beschreiben Sie ihn.
Nachgerechnet
Was kostet Sie Ihr Montag?
Ziehen Sie die drei Regler auf Ihre Zahlen. Es wird nichts gespeichert und nichts verschickt, das rechnet Ihr Browser.
Das kostet Sie im Jahr
18.720 €
So viel kostet Arbeit, die jede Woche gleich abläuft. Ein Bau, der sie abstellt, kostet einmalig – diese Summe fällt jedes Jahr wieder an.
Das soll wegGerechnet wird Stunden × Leute × Stundensatz × 52 Wochen. Grob, aber selten zu hoch gegriffen: Die Zeit fürs Suchen, Nachfragen und Korrigieren ist dabei noch nicht mitgezählt.
Zum Ansehen
Der Montag
Sieben Handgriffe, jede Woche dieselben. Einmal eingerichtet, passieren sie ohne dass jemand daran denkt.
Sieben offene Handgriffe.
Danach steht der Montag leer. Die Arbeit läuft, ohne dass jemand sie tut.
Der Gedanke dahinter
DIE UNSICHTBARE MENGE
Wiederkehrende Arbeit fällt nie auf einmal an.
Ein paar Minuten hier, ein kurzer Griff vor Feierabend dort, jede Woche neu. Keine dieser Portionen ist groß genug, um im Betrieb als Problem aufzufallen. Deshalb übersteht diese Arbeit jede Umstellung, die sonst im Haus passiert.
DIE BINDUNG
Jeder dieser Handgriffe hängt an einer Person.
Einer weiß, aus welcher Datei die Zahl stammt und in welcher Reihenfolge die Schritte laufen. Fällt diese Person aus, ruht die Aufgabe oder wird nachgeholt, wenn ohnehin wenig Zeit ist. Eine Vertretung braucht zuerst dieses Wissen und dann erst die Zeit.
DER TAKT
Ein Ablauf kennt keinen vollen Tag.
Dieselbe Uhrzeit, dieselbe Reihenfolge, dasselbe Ergebnis, in der Urlaubswoche wie im Hochbetrieb. Was gestern galt, gilt heute unverändert, weil es als Regel festliegt und nicht als Gewohnheit weitergegeben wird. Der spürbare Unterschied liegt in der Verlässlichkeit.
DER BESITZ
Am Ende gehört die Aufgabe dem Betrieb.
Die Regel steht nachlesbar fest, der Takt startet sie, das Ergebnis ist jedes Mal dasselbe. Damit liegt die Aufgabe beim Betrieb und hängt an keiner einzelnen Person mehr. Wer geht, nimmt sie nicht mit.
Umfang
Drei Größen
Dieselbe Arbeitsweise, drei sehr verschiedene Ergebnisse. Der Unterschied liegt im Umfang, nicht in der Sorgfalt.
- Ein Handgriff
- Ein Bericht, der montags früh von allein im Postfach liegt. Eine Erinnerung, bevor eine Frist abläuft. Im einfachsten Fall an einem Tag. Vierstellig.
- Ein Ablauf
- Anfragen kommen an, werden geprüft, sortiert und landen an der richtigen Stelle. Niemand tippt mehr ab. Wenige Wochen. Vierstellig bis fünfstellig.
- Ein ganzes System
- Mehrere Programme halten sich gegenseitig aktuell. Jeder Lauf schreibt sein Protokoll, jede Handlung nach außen wird vorher geprüft, und ein Knopf hält alles an. Wenige Monate. Fünfstellig.
Größenordnungen für Gewerbetreibende, netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Ein Band ist ein Anhaltspunkt und keine Zusage. Was ein bestimmtes Vorhaben kostet, steht im Angebot – als Festpreis, nach dem Gespräch und dem kurzen Papier.
Lieferumfang
Was am Ende da ist
- Eine Verbindung über die offiziellen Zugänge beider Programme
- Ein Probelauf, der überträgt, ohne zu schreiben, mit Vergleichsliste
- Ein Protokoll für jede Übertragung, einsehbar und durchsuchbar
- Eine Meldung an einen Menschen bei jeder Abweichung
- Ein Schalter zum Anhalten, der sofort wirkt
Ablauf
In dieser Reihenfolge
Beide Seiten ansehen
Welches Feld heißt wo wie? Diese Zuordnung ist das Herz jeder Schnittstelle.
Regeln für den Ernstfall
Doppelter Datensatz, fehlendes Feld, Abbruch: vorher entschieden, nicht nachts um drei.
Erst lesen, dann schreiben
Erst nur mitlesen und vergleichen. Geschrieben wird, wenn die Stände übereinstimmen.
Scharf schalten und beobachten
Die ersten Läufe werden angesehen. Danach wird nur noch die Ausnahme gemeldet.
Ausführlich steht das auf Arbeitsweise.
Grenzen
Was in diesem Bereich nicht gemacht wird
Diese Grenzen stehen vorher da und nicht erst im Gespräch, wenn schon Zeit von beiden Seiten verbraucht ist.
Nichts, was Geld bewegt
Keine Zahlung, keine Überweisung läuft automatisch. Vorbereitet wird alles, ausgelöst wird von einem Menschen.
Kein Schreiben ohne Probelauf
Eine Verbindung, die in fremde Bestände schreibt, hat vorher im Lesemodus bewiesen, dass ihre Zuordnung stimmt.
Keine Wege an Lizenzen vorbei
Wo ein Hersteller den Zugang vertraglich beschränkt, wird das respektiert. Umgehungen gefährden den Bestand des Kunden.
Und wenn KI ins Spiel kommt?
Eine Verbindung läuft über klare Regeln. KI kommt dort dazu, wo ein Text gelesen oder ein Beleg erkannt werden muss, bevor er übertragen werden kann.
Wann sich KI lohnt, und wann nichtWeiter
Die anderen fünf Bereiche
Software
Warenwirtschaft, Planung, Rechnungen. Gebaut nach Ihrem Ablauf.
AnsehenWebsite
Firmenseite, Shop, Buchung, Konfigurator. Gut zu finden.
AnsehenApp
Für Team, Kunden, Messe. Und Spiele. Auch ohne Netz.
AnsehenKI-Integration
Belege lesen, Wissen finden, Anfragen beantworten.
AnsehenGestaltung
Logo, Geschäftsausstattung, Drucksachen, Foto und Film.
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